ЭПД после запуска: первые недели показали, что подключить сервис недостаточно

Ранее мы подробно разбирали обязательный переход на электронные перевозочные документы и подготовку бизнеса к новым правилам — здесь можно поставить ссылку на предыдущий материал. Теперь появилась первая практика. ЭПД после запуска показали, что технического подключения к сервису недостаточно: компаниям приходится перестраивать сам процесс оформления перевозок.

Главный вопрос — определить порядок действий для сотрудников и участников перевозки. Кто создает документ, кто подписывает каждый титул, в какой момент передаются сведения, кто отвечает за погрузку и разгрузку и что делать при изменении маршрута или перевозчика. Если эти обязанности заранее не распределить, ошибки могут возникать даже при корректно настроенной информационной системе.

Особенно много вопросов появляется в нестандартных схемах: когда участвует экспедитор, груз передается нескольким перевозчикам, доставка состоит из нескольких этапов или предусмотрено несколько точек погрузки и разгрузки. В таких ситуациях ЭПД после подключения требуют сначала описать фактическую схему движения груза, а затем определить, какие электронные документы и на каком этапе должны оформлять участники.

Есть и технические сложности. Например, контрагент сообщает, что не получил документ. Причина не обязательно заключается в сбое ГИС ЭПД или оператора. В такой ситуации: порядок действий должен предусматривать проверку отправки документа, идентификатора контрагента и роуминга между операторами.

Первые недели работы также показали, что ЭПД после подключения лучше не оставлять исключительно в зоне ответственности бухгалтера. В процесс могут быть вовлечены логисты, водители, сотрудники склада, экспедиторы и контрагенты. Все участники должны понимать, кто и на каком этапе отвечает за электронный документ.

Акция

Получи 3 месяца бухгалтерского обслуживания бесплатно

Успей заключить договор до 31 октября

Подробности акции